О работе Проектного офиса Исполнительного комитета Казани

Доклад заместителя Руководителя Исполнительного комитета Казани Р.Р.Шафигуллина на аппаратном совещании 21 декабря 2020 года

На нашей последней отчетной встрече презентации результатов Проектного офиса 25 декабря 2019 года под руководством Мэра Казани Ильсура Метшина были поставлены основные задачи на 2020 год. Мы тогда говорили, что продолжая работу по оптимизации нашей деятельности, сокращению сроков оказания услуг, в этом году упор будет сделан на цифровизацию, при этом делая основной акцент на доступность наших муниципальных услуг заявителям в режиме 24/7.

Текущий непростой 2020 год показал, что мы выбрали правильное направление. Именно то, которого потребовала сама жизнь.

В первом квартале были оцифрованы и переведены на Портал Госуслуг 25 муниципальных услуг, общее их количество выросло до 45. Это самые востребованные услуги, обращения по которым составляют более 70% всех обращений жителей и предпринимателей в Исполнительный комитет.

При этом зная укоренившуюся привычку у населения и бизнеса лично ходить в органы власти даже при наличии электронной альтернативы, мы с начала года начали разъяснительную работу, пытаясь убедить заявителей обращаться к нам только удаленно, поясняя удобство и быстроту получения цифровых услуг.

Во втором квартале у нас появился неожиданный помощник – весенняя самоизоляция. Как видно на слайде, несмотря на снижение общего количества обращений за муниципальными услугами ровно на треть во втором квартале относительно первого, количество обращений за оцифрованными услугами за тот же период возросло на 20%, достигнув почти 40% от общего объема заявлений. И даже в третьем квартале, когда экономика открылась и заявители опять по привычке пошли к нам и доля оцифрованных услуг в общем объеме в процентном отношении упала с 39 до 31, в абсолютных же цифрах количество электронных обращений выросло еще на 60%, в целом показав двухкратный рост по отношению к первому кварталу. Верим, что это показатель того, что заявители оценили комфорт, удобство и быстроту удаленного получения услуг в электронном виде.

Коронавирус стал катализатором еще одного процесса, которому мы относились очень осторожно, так как это объёмная и сложная работа - это перевод рассмотрения эскизных проектов в электронный вид. Мы оставляли эту работу на 2021 год, но самоизоляция создала патовую ситуацию, и оперативно было найдено промежуточное решение. Сейчас эскизный проект в Управление архитектуры и градостроительства (УАиГ) предоставляется заявителем или через Госуслуги, или на электронную почту, и после этого обсуждение с разработчиками при необходимости проходит в формате зум-встречи.

Это, как я уже сказал, промежуточное решение, основным же решением планируем сделать создание личных кабинетов разработчиков проектов в ИС УМУ, через которую будет происходить рассмотрение, правка и согласование проектов только в электронном виде.

Говоря о информационных системах, хочу сказать, что в мае текущего года мы планово завершили разработку и внедрение первой очереди КМГИС. Более подробно об этой системе не так давно на ДП рассказал начальник УИТиС Д.А.Кремлев. На сегодня в ней уже работают 10 структурных подразделений Исполкома (УАиГ, КЗиО, КВБ, УГР, УНРИ, УИТиС и 4 районные администрации). На этом работа не завершается, спасибо Меру Казани Ильсуру Метшину и нашему Президенту Рустаму Нургалиевичу Минниханову, согласован второй этап, и мы буквально на днях готовимся объявить конкурс. На втором этапе в систему войдут такие направления, как ЖКХ, транспорт, социальная политика, образование, спорт, культура, молодежная политика, и будет сделан значительный скачок в автоматизации и цифровизации, который почувствуют и сотрудники, и заявители.

Наша глобальная задача - на базе КМГИС создать полноценного цифрового двойника нашего города, информационную систему, являющуюся не только местом хранения сведений о Казани, но и цифровым рабочим местом сотрудников.

На текущий момент основными данными, необходимыми для полноценного функционирования КМГИС, являются сведения УАиГ: инженерные сети, проекты планировок (ППТ) и межеваний территорий, объекты адресации и т.д. в векторизованном виде.

С сентября этого года МУП «ЦПИД» ведет и обновляет Карту (план) подземных коммуникаций и строительства города в цифровом виде, заявителю выдается электронная копия карты-плана, а не ксерокопия с бумажного планшета, как раньше. С геодезистами, ведущими работы по изысканиям на городской территории, обмен данными осуществляется тоже только в виде цифровых данных, что позволяет ускорить процесс цифровизации топографических планшетов города. Также МУП «ЦПИД» ведет векторизацию архивных данных. На сегодня оцифровано чуть более 20% территории города, а также 10 % архивов инженерного отдела.

Наконец-то период внесения изменений в планшеты с помощью карандаша, линейки и лезвия от бритвы позади.

Также мы в этом году в тестовом режиме оцифровали 5 ППТ, протестировали - все работает. Эти сведения очень важны для дальнейшей автоматизации процессов предоставления муниципальных услуг, что приведет к еще большему сокращению сроков их предоставления для нашего населения и бизнеса. Остается перевести в электронный вид 94 актуальных ППТ. Сейчас готовится техническое задание на проведение конкурса, и к концу 2021 года планируем завершить 100% оцифровку всех актуальных ППТ. Новые разрабатываемые ППТ уже предоставляются разработчиками в УАиГ только в цифровом виде.

Как я уже говорил в начале доклада, мы также продолжаем работу по снижению сроков предоставления муниципальных услуг. В этом году существенных результатов достиг КЗиО.

Еще три года назад одной из основных целей работы Проектного офиса мы ставили 0 бумаги и системно ведем эту работу. В текущем году КЗиО, перевел договора безвозмездного пользования между учреждениями и акты списания в цифровое пространство, в процессе запуска перевод договоров оперативного управления и хозяйственного ведения. Благодаря этому более 600 муниципальных учреждений ушли от ручной подготовки, передачи и подписания этих документов. А это более 100 тыс. листов бумаги А4, а главное огромный объем работы. При этом хочу отметить, что цифровизация – это не только экономия бумаги, картриджей, оргтехники и рабочего времени сотрудников, но и быстрота принятия решений, точные учет и отчетность.

Параллельно с КЗиО такую же работу под руководством И.Р.Мухаметшина начали Финансовое управление и Управление образования в рамках отдельного большого проекта по централизованной бухгалтерии. В целом это очень интересная работа и новый для нас опыт. Думаю, И.Р.Мухаметшин сам отдельно доложит об итогах работы на одном из последующих деловых понедельников.

Также под руководством Руководителя Аппарата Е.А.Варакина реализуется проект по полному переходу всего Исполкома на цифровое взаимодействие с контрагентами, это и договоры клининга, жилищно-коммунальных услуг, связи и многое другое. На сегодня 65% всех взаимоотношений Исполкома переведено в цифру. К концу года планируется довести эту цифру до 70%. У этой работы есть еще один большой плюс – мы меняем не только себя, но и способствуем изменению инструментов работы и бизнеса, становясь для них проводниками новых идей и возможностей.

Еще один огромный потенциал для оптимизации деятельности Исполкома сохраняется в нашей традиционной работе - подготовке организационно-распорядительных документов (ОРД).

Мы уже довели до 100% согласование всех ОРД только в электронном виде. Сейчас пошли дальше и работаем с процессами подготовки документов. Как результат – были разработаны 164 шаблона, которые стандартизируют и автоматизируют процессы подготовки документов, сильно упрощая и ускоряя их. В шаблонных документах меняются только отдельные поля, непосредственно связанные с заявителем. Остальная информация фиксированная, что исключает необходимость рассмотрения этих документов корректорами, а это опять же ускорение принятия необходимых населению и городу документов минимум на 3 дня.

Очень важное решение, которое внедряется прямо сейчас - это переход на централизованную печать документов непосредственно в Исполкоме. Сегодня сотни документов в день распечатываются в структурных подразделениях и доставляются в Исполком. Централизованная же печать позволяет избежать всех этих передвижений, связанных с этим расходов и не устану повторять, уменьшит сроки принятия документов на дни.

Традиционно последним вопросом доклада мы говорим о кадрах. Не потому, что это менее значимая часть работы, а наоборот, именно потому, что уровень знаний и компетенций сотрудников является ключевым фактором успеха нашей текущей работы и производимых изменений, на это хочется сделать упор.

В этом году Управление кадровой политики существенно расширило функционал нашего Корпоративного университета. На сегодня 100% всех сотрудников Исполкома подключено к этой системе, и уже более 1000 сотрудников прошли обучение различным программам, среди которых как общие – русский язык, работа в электронном правительстве, так и специализированные – кадровое делопроизводство, работа в региональной информационной системе о государственных и муниципальных платежах и другие.

Мы также планомерно продолжаем повышение компетенций наших коллег. Если ранее 25 сотрудников были сертифицированы как лин-тренеры, то в этом году 12 человек в Белгородском государственном университете прошли обучение и стали сертифицированными проектными менеджерами. Это позволяет нам создать костяк коллектива, умеющих не только менять сложившийся ход работы самим, но и стать наставниками для других сотрудников.

Работа в этом направлении будет продолжена, и у нас на следующий год планируется внедрение системы постоянного повышения уровня знаний и компетенций наших сотрудников.

Завершая свое выступление, хочу поделиться основными, крупными планами на следующий год:

1.    Расширение проектного офиса на все структуры Мэрии и Исполнительного комитета Казани.

2.    Разработка и внедрение 2-ой очереди КМГИС.

3.    Оцифровка проектов планировок территорий и линейных объектов.

4.   Обновление компьютерной и оргтехники.

5.    Усиление работы с кадрами.